Règlement 5h VTT
La participation aux 5 HEURES VTT du Bois de la Cambre entraîne l'adhésion totale de tous les participant.e.s au présent règlement ; chaque personne est présumée en avoir pris connaissance préalablement.
L'organisation se réserve le droit de modifier le présent règlement.
1. Organisation
1.1. Les 5 Heures VTT sont une manifestation scoute organisée par l'A.S.B.L. « Les 24 Heures Vélo du Bois de la Cambre », dont les personnes responsables sont dénommées dans le présent règlement "l'organisation".
1.2. Les 5 Heures VTT ont traditionnellement lieu au Bois de la Cambre, à Bruxelles, en Mars / Avril suivant les éphémérides.
1.3. A l'occasion de cette manifestation, une course cycliste (course-relais) de cinq heures est organisée sur un circuit déterminé par l'organisation.
1.4. Outre la course cycliste, de nombreuses activités sont organisées au profit des participant.e.s, soit par l'organisation, soit par les sections.
1.5. L'organisation détient le monopole du déroulement et du contrôle de la course cycliste; iels détiennent le monopole du contrôle des activités organisées sur le site.
1.6. L'utilisation sans l'accord de l'organisation des symboles des 5 Heures et/ou de l'appellation "5 Heures VTT du Bois de la Cambre" est prohibée.
1.7. En inscrivant sa section à l’événement, le/la responsable assure avoir le droit de prendre des photos et donne à l’organisation le droit de diffuser celles-ci sur les réseaux sociaux ou sur son site internet, à des fins non lucratives.
2. Conditions de participation-Inscription
2.1. Les 5 Heures VTT sont ouvertes par priorité à toutes les sections appartenant à la Fédération "Les Scouts" ou "Les Guides" dont les membres animés sont âgés de 7 à 12 ans.
2.2. L'organisation peut exceptionnellement autoriser la participation d'autres sections appartenant à une fédération officiellement reconnue au sein du G.S.B., ou de toute association scoute ou guide indépendante.
2.3. Seules les sections régulièrement inscrites selon la procédure déterminée par l'organisation sont autorisées à participer aux 5 Heures VTT.
2.4. La participation aux 5 Heures VTT implique obligatoirement la participation de chaque section aux tâches déterminées par l'organisation, sous peine de retrait de caution (voir section 13).
2.5. Un maximum de deux sections peut participer conjointement à la course. Lesdites sections sont donc liées à une et une seule inscription et bénéficient d'une et une seule place au classement. Le fait de comporter une section louveteaux fait automatiquement basculer la section dans la catégorie louveteaux, même si la section de base était une section lutins. La modification du nombre de vélos inscrits ne peut être modifié dès lors que le virement a été effectué.
2.6. Un maximum de 70 animé.e.s par sections est autorisé.
2.7. Les sections sont tenues de fournir aux organisateurs des données à jour et exactes. Ces données ne seront utilisées uniquement dans le cadre de l'évènement par l'organisation ou les services d'urgence (pompiers, Croix-Rouge ou police). Ces données ne seront en aucun cas utilisées à des fins commerciales. L'organisation décline toute responsabilité quant à l'inexactitude des données fournies par les sections.
2.8. Pour un déroulement plus optimal, l'organisation limite le nombre de sections à l’événement à 90 sections.
2.9. L’organisation se réserve le droit de sanctionner ou disqualifier une section à la suite d’un comportement estimé anti-sportif et/ou ne correspondant pas aux valeurs prônées par l’organisation, et plus généralement par le scoutisme.
3. Responsabilité civile des participants
3.1. Seuls les membres régulièrement inscrits dans une unité et assurés civilement auprès de leur fédération sont admis à participer à la course cycliste.
3.2. Les sections exceptionnellement autorisées à participer doivent fournir une attestation de leur assureur certifiant que leurs membres sont couverts civilement pour tous les risques liés à la participation à une course cycliste.
3.3. Chaque responsable de section est tenu de souscrire une assurance individuelle complémentaire auprès de sa fédération ou de son assureur pour les non-membres désireux de participer à la course cycliste.
3.4. L'organisation décline toute responsabilité en cas d'accident dont serait victime ou responsable un.e cycliste non-assuré.e.
3.5. Les animé.e.s sont sous la responsabilité de leur staff pendant toute la durée de l'événement.
4. Vélos -Equipement
4.1. Tous les vélos doivent être de type VTT ou bicross et répondre aux normes de sécurité prescrites par le Code de la Route.
4.2. L'usage des cale-pieds est prohibé, s'il est impossible de retirer le cale-pied celui-ci sera attaché au cadre du vélo par un colson. Tout autre système similaire est également prohibé.
4.3. L'usage du système de freinage « torpédo » est strictement interdit.
4.4. L’usage de vélos de type BMX est prohibé.
4.5. Le port de dynamo sur le vélo est prohibé.
4.6. Tout vélo ne répondant pas aux prescriptions des articles précédents ne pourra prendre le départ.
4.7. L'organisation se réserve le droit d'arrêter un vélo pendant la course si celui-ci ne répond pas aux normes citées dans les articles précédents.
5. Participant.e.s à la course (cyclistes)
5.1. Les cyclistes sont tenus de se conformer, sur tout le circuit, aux instructions de l'organisation, des forces de l'ordre, de la Croix-Rouge et des personnes chargées de la sécurité.
5.2. Les cyclistes sont tenus de respecter les consignes de sécurité données par l'organisation, les forces de l’ordre, la Croix-Rouge et des personnes chargées de la sécurité. Après trois avertissements mentionnés aux chefs de section, l'organisation se réserve le droit de retirer des tours à la section du ou des cyclistes sanctionnés, selon leur libre appréciation.
5.3. Les cyclistes sont tenus, en cas d'accident ou d'incident mettant en péril la sécurité des cyclistes, d'avertir immédiatement l'organisation.
5.4. Les cyclistes sont tenus, en cas d'arrêt momentané de la course justifié par des circonstances exceptionnelles, de mettre immédiatement pied à terre et de ne reprendre le départ qu'au signal d'un organisateur.trice.
5.5. Les cyclistes sont tenus de circuler sur le circuit selon le sens unique déterminé par l'organisation. Aucun demi-tour ou marche arrière n'est autorisé.
5.6. Les cyclistes sont tenus d'effectuer les relais devant leurs stands respectifs. Pour effectuer le relais, un.e seul.e chef.effe par section est autorisé.e à être sur le circuit, sous peine de retrait de caution (voir section 13).
5.7. Les cyclistes sont tenus de porter un casque fermé et de taille appropriée. Le port de genouillères et de coudières est vivement conseillé.
5.8. Les cyclistes sont tenus de porter le foulard de leur section durant toute la durée de l’événement.
5.9. Il est strictement prohibé de rouler sur le vélo inscrit sous le nom d’une section autre que la sienne. En cas de non-respect, l’ensemble des vélos des sections concernées se verront disqualifiés.
5.10. Lors du quart d'heure chef.effe.s seules les membres de la section sont autorisés à rouler. Le port du casque et du foulard reste obligatoire.
6. Accès au Bois de la Cambre (véhicules)
6.1. A partir du vendredi 20H00 jusqu'au lundi 6H00, l'accès au Bois de la Cambre est interdit aux véhicules.
6.2. Pendant cette période d'interdiction, l'accès au Bois de la Cambre est exceptionnellement autorisé aux véhicules de l'organisation, des forces de l'ordre et de la Croix-Rouge (stationnement et circulation).
6.3. Aux fins de déchargement et de chargement du matériel, l'accès au Bois de la Cambre est cependant autorisé à un seul véhicule par section, aux heures déterminées par l'organisation. En dehors de ces heures, aucun autre véhicule que ceux visés à l'article précédent ne peut accéder, stationner ou circuler au Bois de la Cambre. Tout véhicule en infraction sera enlevé aux frais de son/sa propriétaire.
6.4. L'accès au Bois de la Cambre tel que décrit à l'article précédent reste cependant soumis à une condition supplémentaire : la présentation d'un laissez-passer délivré par l'organisation.
6.5. Les véhicules des sections admis sur le circuit sont tenus de respecter les instructions de l'organisation et des forces de l'ordre, le sens de circulation défini, et de ne pas dépasser la limite des 10 km/h.
6.6. Il est formellement interdit de rouler avec tout type de véhicule sur la pelouse ou sur tout autre chemin qui n’est pas prévu à cet effet (voir 13.11 – Retrait de Caution).
6.7. Il est strictement interdit de bloquer, par l’arrêt ou le stationnement, l’ouverture ou la fermeture d’une des barrières du Bois de la Cambre.
7. Déchargement et chargement du matériel (article unique)
Il est interdit de déposer et de laisser du matériel au Bois de la Cambre en dehors des heures déterminées par l'organisation.
8. Emplacements
8.1. Les emplacements destinés aux sections se situent dans une zone définie par l'organisation ; aucune section ne peut s'installer en dehors de cette zone.
8.2. Les emplacements sont attribués par l'organisation ; aucun changement ne peut intervenir sans leur accord. Les emplacements doivent être installés selon les prescriptions de. l'organisation
8.3. Les emplacements ne peuvent être occupés en dehors des heures déterminées par l'organisation.
8.4. Lors du départ des sections, les emplacements doivent être dans un état propre, rangé et non détériorés (trous dans la plaine, déchets…), sous peine de retrait de caution (voir section 13).
9. Stands (article unique)
Les stands sont situés aux endroits déterminés par l'organisation et ne peuvent pas empiéter sur les stands d’autres sections.
10. Respect du site
10.1. Il est strictement interdit de circuler en vélo sur les pelouses.
10.2. Il est strictement interdit de faire du feu sur le site.
10.3. Il est strictement interdit de creuser, d'accrocher ou de suspendre quoi que ce soit aux plantations ou aux installations, et de pénétrer dans les massifs clôturés.
10.4. Des poubelles de tri sont mises à disposition, il est strictement interdit de déposer des déchets ailleurs qu'aux endroits prévus à cet effet.
10.5. Toute dégradation sera portée à la charge de la section responsable.
10.6. Il est interdit de laisser des décors de stands aux endroits qui ne sont pas prévu à cet effet.
11. Circulation sur le circuit
11.1. Seule l'organisation, les services de secours, les sections en tâche sécurité et les cyclistes pendant la durée de leur tour sont autorisés à circuler sur le circuit. Il est interdit à toute autre personne de circuler à pied sur le circuit, sauf pour le traverser aux endroits prévus à cet effet.
11.2. Il est interdit de s'engager sur le circuit pour pousser un cycliste.
12. Caution (article unique)
Chaque responsable de section est tenu de verser une caution dont le montant est déterminé par l'organisation. Cette caution lui est restituée à l'issue des 5 Heures VTT selon les modalités définies par les organisateurs.
13. Retraits de caution
Les principales raisons sont les suivantes :
13.1. Non présence à la réunion des sections comme indiquée par l'organisation : 75 €
13.2. Retard ou départ avant la fin de la tâche : 100€
13.3. Deux personnes ou plus absentes à la tâche : totalité (200€)
13.4. Petite dégradation de matériel : 75€
13.5. Grosse dégradation de matériel : 150€ (si le montant du matériel s'élève a plus de 150€, l'organisation se réserve le droit de demander le coût du matériel à la section responsable)
13.6. Non respect des consignes de sécurité (casque, traversée de piste...) : 150 €
13.7. Retard de payement ou de document : 10 € / semaine
13.8. Non vérification des emplacements par un organisateur : totalité (200€)
13.9. Consommation, détention, vente et distribution de boissons alcoolisées, énergétiques ou drogues : totalité (200€)
13.10. Perte de la plaque de vélo : 20 €
13.11. Non participation après inscription à partir du 15 février : 50 €
13.12. Perte de la puce électronique: 120€
13.13. Véhicule roulant sur la pelouse: totalité (200€)
13.14. Non respect des consignes de sécurité sur la plaine ou sur le circuit de manière répétée : totalité (200€)
13.15. Autres, laissés à la libre appréciation de l'organisation.
14. Dispositions diverses
14.1. La vente et la consommation de boissons alcoolisées y compris les bières non-alcoolisées, de drogues ainsi que toute boisson dite "énergisante" est rigoureusement interdite. L'organisation se réserve le droit de confisquer boissons et/ou drogues si trouvées sur le site.
14.2. Les installations au gaz sont interdites sur le site sans approbation préalable de l'organisation.
14.3. L'utilisation de groupes électrogènes est interdite.
14.4. Les sonorisations particulières et le sponsoring sont interdits.
14.5. Les participant.e.s sont tenus d'être en uniforme lors des deux grands rassemblements. Le port de vêtements publicitaires est interdit.
14.6. Les participant.e.s sont prié.e.s de s'annoncer au préalable et au terme de leur tâche, sans quoi une sanction pourra être prise par l'organisation. La fin de tâche est laissée à la libre appréciation de. l'organisation.
14.7. L'organisation se réserve le droit d'évincer la section ne remplissant pas les critères de participation le jour de la réunion d'information et après un minimum de trois avertissements.
14.8. Il est interdit aux animé.e.s de jouer à proximité du lac et du podium. Les staffs sont responsables de garder leurs animé.e.s à distance des abords du lac et du podium. Suite à 3 avertissements, l'organisation se réserve le droit de supprimer des tours à l’unité, selon leur libre appréciation.
15. Infractions au présent règlement (article unique)
Toute infraction aux paragraphes 3, 4, 5, 10 et 14 peut entraîner la pénalisation de la section. Toute infraction au présent règlement peut entraîner la confiscation définitive de tout ou d'une partie de la caution.
16. Disposition finale (article unique)
Tous.tes les participant.e.s sont tenu.e.s de se conformer, sur l'ensemble du site, aux instructions des l'organisation, des forces de l'ordre, de la Croix-Rouge et des personnes chargées de la sécurité, depuis le moment où ils accèdent au site jusqu'au moment où ils le quittent.
17. Annulation pour cas de force majeure (article unique)
L'organisation se réserve le droit, avant ou en cours de manifestation, d’annuler les 5 heures VTT pour cas de force majeure et le cas échéant, de conserver les frais de participation dont se sont acquittés les participant.e.s en vue de couvrir les frais engagés, sans préjudice de la possibilité de recourir si nécessaire au fonds commun de calamité visé au chapitre précédent.