La réunion des sections : Lundi 15 mars 2010 à 20h
Il est indispensable de réunir tous les animateurs et animatrices de section avant le week-end des 24 heures vélo du Bois de la Cambre pour faire un topo complet de l'événement. C'est un des buts de la réunion des sections.
Celle-ci aura lieu au Fanal, le lundi 15 mars 2010 à 20h précise.
Quelques informations à propos de cette réunion
La réunion des sections (parfois appelée réunion du lundi) est le moment où tu recevras tous les papiers, les informations, les plaques de vélos, etc.
Il faut donc absolument qu'un membre de ton staff soit présent et à l'heure.
Ta présence est donc obligatoire.
Les semaines précédant les 24h, tu peux consulter sur le site l'état des inscriptions, la liste des tâches, la localisation des stands, ainsi que d'autres infos (la plupart de ces liens ne seront activés que lors du mois précédant les 24h).
Toutes ces données ne sont qu'à caractère informatif. Cela vous permet de vous tenir au courant, et d'essayer de changer une de ces données (localisation, tâches)
Une seule manière existe pour changer de tâche : s'arranger avec une autre section, et venir effectuer l'échange auprès de l'organisateur responsable lorsqu'il est derrière son ordinateur.
Pour plus de renseignements, consulte les rubriques des tâches et de l'échange de tâches.
Quoiqu'il en soit, à la réunion du lundi, toutes ces informations vous seront redonnées.
Outre cela, les données du lundi ne sont plus modifiables.
Nous ferons un petit briefing sur l'événement : l'horaire, les heures d'ouvertures du bois pour ton véhicule, les forfaits, les tâches, les cautions.
Bien évidemment, certaines sections sont des habituées des 24 heures et peuvent trouver cela répétitif.
Certes certains éléments sont connus, mais chaque année apporte son lot de modifications et d’adaptations qu’il est important de connaitre en vue de l’édition.
De plus, les sections qui ne sont pas au courant sont celles qui souvent ont des problèmes de caution, donc il importe de bien écouter d’oser poser des questions à la réunion.
Après le briefing, nous distribuerons à chaque section une enveloppe personnelle contenant :
- Un explicatif très global du week-end
- Un plan du site
- Une feuille de rappel pour pliercorrectement une tente SNJ
- L’horaire des animations
- Le document prévention des incendies
- Le règlement des 24h
- La fiche d’explications des stands infos
- La feuille de tâches (à faire signer à chaque tâche)La fiche de section
- Le Laissez-passer
- Un sac poubelle gris
- Un sac poubelle bleu
- La ou les plaque (s) de vélo
Pour éviter la cohue, les enveloppes seront distribuées par région (d'où l'importance de connaître ta région et de bien la noter sur ta feuille d'inscription).
Tu n'as pas reçu d'enveloppe ?
Cela signifie que tu n’es pas en ordre :
- Soit de paiement : caution et/ou inscription
- Soit d’administratif : feuille de confirmation et/ou listing des animés.
- Soit les deux à la fois.
Il faudra alors :
- Donner les papiers manquants.
- Payer cash ce qui manque (n'oublie pas de demander un reçu)
Si le virement a été fait le jour même : il faut que tu prouves que tu as payé. Donc, il faut une copie ou l'original (que nous garderons comme preuve) de ton extrait de compte prouvant que l'argent a bien quitté ton compte bancaire.
Nous ne prenons pas les copies de virement électronique car certaines banques le proposent alors le compte n'était pas crédité du montant, et donc après refusent le paiement.
Moralité : tu avais une preuve et pas le paiement. Seuls les extraits de compte sont acceptés comme preuve.
Donc si tu n'es pas en ordre, n'oublie pas de prendre du cash avec toi ainsi que tous tes papiers. Faute réglée est à moitié pardonnée.
Aucune section ne reçoit ses plaques de vélo tant que son dossier n'est pas complet, si on ne fait pas comme cela, on ne s'en sort pas.
NB : Les informations, le lieu, la date et l'heure, ainsi que les renseignements concernant la réunion du lundi se trouve dans le deuxième courrier envoyé aux sections. N'hésite pas à aller y jeter un coup d'oeil pour t'assurer que tu as bien tous les éléments pour te rendre à cette réunion.
| 
